هوش تجاری باید چه سهمی از هزینه‌ها داشته باشد؟

بودجه هوش تجاری

هوش تجاری یکی از مسائه مهم در هر سازمان یا شرکت است. هر ساله زمانی که بودجه در حال بسته شدن است، بسیاری از سازمان‌ها یک سؤال یکسان را از خود می‌پرسند: «ما از داده‌هایمان چه می‌خواهیم؟» سازمان‌دهی مجموعه‌ی داده‌های پراکنده و کلان یکی از چالش‌های بزرگی است که شرکت‌ها با آن مواجه هستند؛ چالشی که مرتب از آن سر باز می‌زنند.

با گذشت زمان، چالش تحلیل داده‌های بزرگ و رو به رشد، به‌شدت در حال افزایش است. علاوه بر این، میزان داده‌هایی که سازمان‌ها جمع‌آوری می‌کنند، با سرعت بیشتری رشد می‌کنند و حجم اطلاعات بیشتری در دو سال گذشته ایجاد شده است؛ حجمی که با داده‌های جمع‌آوری شده با کل تاریخ بشر برابری می‌کند. در واقع داده‌ها دارند از سروگوش مدیران بالا می‌روند. در چنین شرایطی، بسیاری از سازمان‌ها نمی‌توانند بینش خود را از داده‌های جمع‌آوری شده کسب کنند یا قادر به انجام این کار در زمان اقتصادی نیستند. برآورد شده است که به طور متوسط از تمام داده‌های جمع‌آوری شده، تنها  ۰.۵ درصد مورد تحلیل و استفاده قرار می‌گیرد.

مشکل این است که: در حالی که کسب‌وکارها در جمع آوری داده‌ها حرفه‌ای شده‌اند، سرمایه گذاری مناسب در هوش تجاری و تحلیل داده‌ها برای معنا دادن به داده‌ها اغلب در اولویت آخر قرار دارد. اما چرا؟ برای رسیدن به پاسخ و شفاف‌تر شدن موضوع ادامه مطلب را دنبال کنید.

چهار نشانه‌ای که به شما می‌گوید که آیا زمان سرمایه‌گذاری در یک راه حل BI فرا رسیده است

آیا هنوز هم بدون BI کسب و کار می‌تواند کمی بیشتر زنده بماند؟ آیا امسال زمان سرمایه‌گذاری در راه حل اختصاصی BI فرا رسیده یا می‌توان یک سال دیگر منتظر ماند؟ اگر چه شرکت‌هایی که می‌خواهند در یک راه حل BI سرمایه‌گذاری کنند اغلب با این پرسش مواجه می‌شوند، اما وقتی کلاه‌خود را قاضی می‌کنند، نیاز به ابزار تحلیل داده‌ها را حتی واضح‌تر احساس می‌کنند. در گذشته درباره این که چه زمانی استفاده از داشبوردهای مدیریتی ترجیح دارد مطالبی عنوان شد. در اینجا برخی از نشانه‌های رایجی را که شرکت‌ها با آن‌ها مواجه می‌شوند (و حتی با آن‌ها مبارزه می‌کنند) قبل از اینکه نیاز به سرمایه‌گذاری در BI در آنها پیدا شود آورده‌ایم.

چهار نشانه شامل موارد زیر است:

1. دستی و زمان‌گیر بودن ایجاد گزارش‌ها
2. دشواری در اتصال و استفاده از داده‌های موجود در منابع داده‌های مختلف
3. ناتوانی در دسترسی و استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده برای رسیدن بینش
4. نیاز به بصری سازی داده ها به صورت آنی

امروزه تعداد شرکت‌های بزرگی که برای درک داده‌هایشان و دستیابی به یک موقعیت رقابتی به هوش تجاری نیاز نداشته باشند زیاد نیست. در واقع، بهتر است بپرسیم که آیا هنوز هم کسی هست که بخواهد با اکسل داده‌های حجیم، پراکنده و غیر ساختار یافته خود را نابود کند؟ قطعاً کسی حاضر نیست یک هفته‌اش را تلف کند تا ببیند داده‌ها به او چه می‌خواهند بگویند! در حالی که همیشه اطلاعاتی وجود دارد که می‌توانند یک بینش وسیع نسبت به عملکرد شرکت شما ارائه دهد.

پروژه BI خود را برای تشکیل یک بودجه طراحی کنید

اگر پروژه شما جایی در بودجه داشته باشد، هر چه زمان بیشتری را صرف ارزیابی پروژه خود می‌کنید، کمتر در ادامه به شما استرس وارد می‌شود. در این شرایط باید سؤال‌های بسیار خاصی بپرسید از قبیل: چگونه نیاز است که پروژه به سرعت تکمیل شود؟ آیا می‌خواهید هر بخش به BI و داشبورد دسترسی داشته باشد؟ آیا مشتریان نیز باید به گزارش‌های تولید شده شما دسترسی داشته باشند؟ گستره پروژه BI شما به احتمال زیاد نیازهای شما را منعکس می‌کند و به تعیین بودجه کمک خواهد کرد.

تصمیم‌گیری درباره استقرار BI

چند راه مختلف برای استقرار BI و مشارکت کارکنان / شرکت در آن وجود دارد. هر یک از گزینه‌های مختلف، هزینه‌های جداگانه‌ای را متحمل می‌شوند و نیاز به خدمات مختلفی دارند. ابتدا مطمئن شوید که شرکت شما از کدام گزینه استقبال می‌کند و سپس لیست کوتاهی از تأمین‌کنندگان آن BI بر اساس تصمیمی که گرفته‌اید، تهیه نمایید. در اینجا تعدادی از روش‌های متداولی که شرکت‌ها به کار می‌گیرند آمده است:

• رویکرد فازی: سیستم‌های BI در داخل شرکت، بخش به بخش راه اندازی شوند تا زمانی که کل شرکت دارای BI باشد. این موضوع ممکن است به دسترسی دادن به مشتری نیز گسترش یابد.
• رویکرد سراسری: زمانی است که شرکت شما به شدت نیازمند BI است و می‌خواهد یک راه‌حل مؤثر BI را برای کل شرکت پیاده‌سازی کند.
• داشبوردهای اجرایی: پروژه BI به کسانی که در سطح سوم هستند محدود می‌شود تا تصویری در لحظه و بزرگ در مورد نحوه انجام آن در شرکت در اختیار داشته باشند.
• رویکرد تکمیلی: BI به نرم‌افزار فعلی در شرکت شما به‌عنوان تحلیل‌های جانِشانی شده برای گسترش عملکرد آنها اضافه می‌شود. علاوه برجانشانی (Embedding)، روش‌های OEM و White-Labeling هم می‌توانند گزینه‌های مناسبی باشند.

هم نیازهای فعلی و هم نیازهای آینده را در نظر بگیرید

ضروری است که گستره پروژه BI شما به اندازه کافی وسیع باشد تا به شما در دستیابی به تمام اهدافتان (هم اهداف فعلی و هم آینده) کمک کند. گستره BI باید راه‌حل‌های واقعی را ارائه دهد تا بتواند متناسب با نیاز تجاری فعلی شما که شامل موارد ذیل می‌شود باشد:

• اندازه داده، پیچیدگی (ساختار یافته یا غیر ساختاری) و مکان (منابع متعدد)
• تعداد افرادی که به صورت همزمان در حال گزارش‌گیری هستند
• تعداد مجوزها
• قابلیت استفاده و میزان آسانی بکارگیری نرم‌افزار (برای کاربران تجاری یا IT مورد نیاز)

مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری نرم‌افزار، طول عمر نرم‌افزار را تعیین می‌کند. انتخاب گستره‌ای که بیش‌ازاندازه محدود است و از آن‌طرف، شما می‌خواهید ببینید استراتژی BI شما ظرف چند سال (یا حتی چند ماه) در حالی که اندازه داده‌ها و منابع رشد می‌کند و نیازهای شرکت شما تغییر می‌کند، تبدیل به یکی از مؤثرترین بخش‌های شرکت شده است. با در نظر گرفتن میزان اطلاعاتی که در ۳ سال آینده دارید، شروع کنید. همچنین به یاد داشته باشید، مقیاس‌پذیر بودن بهتر است.

انتظار دارید برای راه حل BI چقدر بپردازید؟

مهم است که درک کنیم که وقتی که به راه‌حل‌های BI رو می‌آوریم، بهایی که برای خریدن آنها پرداخت کرده‌ایم، لزوماً آن قیمت نهایی نیست که انتظار آن را داشته‌ایم (اغلب به عنوان هزینه کل مالکیت از آن یاد می‌شود). امروزه بسیاری از ابزارهای BI به سادگی یک‌راه حل جامع برای آماده‌سازی داده‌ها، پرس‌وجو و بصری سازی ارائه نمی‌دهند؛ هر کدام از اینها بخشی ضروری از تحلیل داده‌ها هستند. شما ممکن است شگفت زده شوید که کشف کنید که یک ابزار جدید و فوق‌العاده BI برای ایجاد گزارش‌های زیبایی بصری مناسب است، اما اگر به اطلاعات پیچیده نیاز دارید، دقت این گزارش‌ها دیگر قابل اعتماد نخواهد بود و شما نیاز به تبدیل داده‌های بیشتری خواهید داشت (یعنی استفاده از ابزار ETL)، و یا در موارد حساس‌تر نیاز به یک انبار داده دارید.

خروجی اصلی این است که همه ابزارهای BI برابر نیستند. نرم‌افزار با قیمت پایه پایین‌تر ممکن است برای موارد استفاده پایه مفید باشد، اما شما باید بدانید که چقدر ابزارهای BI برای رسیدن به TCO نیاز دارید. ابتدا نیازهای خود را تعیین کنید، تا متوجه شوید که به چه نوع راه حلی نیاز دارید.

هزینه‌های پنهان BI

آیا می‌خواهید بدانید که هزینه واقعی یک راه حل BI چیست؟ در این مورد، شما باید نه تنها هزینه‌های مجوز نرم‌افزار، بلکه هزینه‌های تعمیر و نگهداری، هزینه‌های سخت افزاری و خدمات را نیز در نظر بگیرید. در حالت ایدئال، فروشنده BI که شما انتخاب می‌کنید می‌تواند محصول نهایی‌اش را در اختیار شما بگذارد؛ محصولی که بکارگیری آن ساده بوده و خدمات آن برای افراد غیرفنی همانند افراد فنی قابل استفاده باشد. بدین ترتیب هر گونه هزینه اضافی فراتر از هزینه‌های مجوز نرم‌افزار پس از آن به حداقل می‌رسد. بیایید این رویکرد را با رویکرد یک فروشنده BI که سعی می‌کند مجوزهای ارزان را بفروشد، اما با خدمات پرداخت چندگانه برای نصب، پیکربندی، کمیسیون، آزمایش و غیره  راه اندازی می‌شود، مقایسه کنیم. بدیهی است که مورد دوم ممکن است هزینه‌های زیادی را به شما تحمیل کند.

درست است که هزینه‌های مخفی عدم استفاده از BI به سرعت در حال افزایش است، زیرا موجب از دست رفتن بینش‌ها، تأخیر در تصمیم‌گیری‌ها، تلاش‌های اضافی و سود از دست رفته می‌شود. اما هیچ دلیلی وجود ندارد که به علت قیمت تمام شده BI، از چاله به درون چاه بیفتید. به راه‌حل‌های BI بپردازید که دارید آن‌ها را به لیست خریدتان اضافه می‌کنید سپس بپرسید:

• آیا شما به هر زیرساخت فنی اضافی نیاز دارید و اگر چنین است، چقدر؟
• آیا شما نیاز به پرداخت مشاوره دارید تا به شما کمک کند تا نرم افزار BI را به نیازهای خود برسانید؟
• آیا شما نیاز به استخدام کارمندان جدید برای اجرای و نگهداری نرم افزار و کمک به کاربران غیر فنی؟
• هزینه پشتیبانی نرم‌افزاری و هزینه‌های تعمیر و نگهداری توسط فروشنده چه مقدار است؟
• آیا کاربران نهایی شما نیاز به آموزش دارند تا بتوانند از این برنامه استفاده کنند و اگر چنین است، چقدر؟
• آیا لازم است که کارکنان موجود را از فعالیت‌های فعلی درآمد خود حذف کنید تا نرم‌افزار BI فعال شود؟

هنگام ارزیابی هزینه یک راه حل BI به یاد داشته باشید که هزینه هر فرد برای تحلیل کسب و کار را نیز ارزیابی کنید. این هزینه به این که چقدر سریع می‌توانید از راه حل BI برای تغییر در تحلیل جدید استفاده کنید و بینش‌ها و گزارش‌های جدیدی را ایجاد کنید بستگی دارد. به‌عنوان‌مثال، یک راه حل BI که به شما این امکان را می‌دهد که ظرف مدت یک ماه تغییری را که می‌خواهید در BI بدهید و به ثمر بنشیند، نسبت به نرم افزاری که آن کار را یک روزه انجام می‌دهد گران‌تر است؛ زیرا اولی سبب از دست رفتن فرصت‌ها و نا امیدی کاربران می‌شود.

هزینه BI ابری

هنگامی که راه حل BI مناسب به شکل یک‌راه حل ابری نیز در دسترس باشد، می‌تواند مزایای زیر را در برداشته باشد:

• نیازی به سرمایه‌گذاری در سرورهای IT شما و یا روی امکانات مرکز داده اضافی نیست
• این برنامه بلافاصله برای استفاده در دسترس است؛ بدون نیاز به زمان‌بندی برای سفارش، نصب و یا استقرار
• نیازی به اختصاص دادن یا استخدام کارمندانتان نیست؛ کارکنان فروشنده BI دارند این کار را برای شما انجام می‌دهند
• هزینه اشتراک در این حالت هزینه‌های پشتیبانی، نگهداری و ارتقاء را نیز شامل می‌شوند
• شما برای میزان خدماتی که از ابر نیاز دارید پول پرداخت می‌کنید؛ نه برای ظرفیت استفاده نشده در سایتتان

هزینه BI 3.0:

فکرش را بکنید؛ علاوه بر اینکه تحلیل‌های شما روی‌داده‌های در دستتان انجام می‌شود، بتوانید تحلیل‌های دیگری هم داشته باشید. تحلیل‌هایی روی داده‌هایی که در خارج از شرکت شما تولید شده و یا ترکیبی از همه این موارد. پس از BI اولیه و BI ابری، نسل جدیدی از BI ظهور پیدا کرد که از کنار هم قرار دادن BI ابری در کنار ابزارهای تحلیل داده‌های اجتماعی و تحت وب ایجاد می‌شود. هزینه تحلیل داده‌های اجتماعی به دلیل تعدد و نوع تحلیل متفاوت، به‌خودی‌خود ممکن است برای شرکت شما دردسر شوند. پس در این میان، ابزاری که بتواند میان داده‌های داخلی شرکت شما (آنچه درباره BI اولیه و BI ابری آمد) و داده‌های خارجی شرکت شما (روی وب و شبکه‌های اجتماعی) یکپارچگی ایجاد کند ابزاری مفید خواهد بود. در میان ابزارهای شناخته‌شده در وب، جادویی این کار را برای شما می‌تواند انجام بدهد.

جمع‌بندی: قیمت BI و بودجه‌بندی BI شما

به‌طور خلاصه در مورد هزینه‌ها موارد زیر عنوان شد:

• ۴ هزینه مستقیم BI
• ۴ هزینه پنهان BI
• رویکرد ابری
• دسترسی به داده‌های خارجی سازمان
• جدول زمانی اجرای استاندارد BI
• رویکرد نهایی سازی پروژه

بدیهی است با این همه تعدد منبع داده و تنوع هزینه‌ها، راهکار واحدی که بتواند با کمترین هزینه همه این کارها را انجام دهد راهکار بهینه خواهد بود. ما جادوبی را راهکار بهینه در حوزه BI می‌دانیم.