تفاوت بین شاخص کلیدی عملکرد (KPI‌) و سنجه

جادوبی داشبورد تفاوت بین شاخص کلیدی عملکرد (KPI‌) و سنجه
تفاوت شاخص کلیدی عملکرد و سنجه!

داشبورد

تفاوت بین شاخص کلیدی عملکرد (KPI‌) و سنجه

بسیاری از مردم تفاوتی میان دو مفهوم شاخص‌­ کلیدی عملکرد (KPI) و سنجه‌ (Metric) قائل نیستند. آنها بر این باورند که شاخص کلیدی عملکرد و سنجه یک چیز هستند. اما این درست نیست! در این نوشته به دنبال آن هستیم که تمایز بین این دو مفهوم را تا حدودی بیان کنیم.

تفاوت شاخص کلیدی عملکرد و سنجه

ویژگی‌های شاخص کلیدی عملکرد

چند نمونه از شاخص‌های کلیدی عملکرد

طراحی و بکارگیری


تفاوت شاخص کلیدی عملکرد و سنجه

اگرچه شاخص‌های کلیدی عملکرد (Key Performance Indicator) به عنوان سنجه مورد استفاده قرار می‌گیرند اما هر سنجه‌ای شاخص کلیدی عملکرد نیست. بسیاری از شرکت‌ها از شاخص­‌های کلیدی عملکرد برای اندازه‌­گیری عملکرد مربوط به یک موضوع خاص از کسب و کار (مانند تعداد مشتریان یا ترافیک سایت) که احتمالا با رشد آن کسب و کار رابطه دارد، استفاده می­‌کنند. این شاخص­‌های کلیدی معمولاً در طول زمان اندازه­‌گیری می­‌شود و از یک دپارتمان تا دپارتمان دیگر سازمان متفاوت هستند.

به عنوان یک سنجه همچنین می‌توان متوسط قد کارکنان سازمان را در نظر گرفت؛ سنجه‌ای که با رشد و موفقیت سازمان در ارتباط نیست! با در نظر داشتن این موضوع، می‌توان فهمید که یک KPI می‌تواند به عنوان یک سنجه در نظر گرفته شود، هرچند، یک سنجه لزوماً یک KPI نیست. در واقع یک شاخص کلیدی عملکرد برای اندازه­‌گیری عملکرد و موفقیت استفاده می‌­شود در حالی که هر سنجه و هر شاخصی لزوما مستقیما میزان دستیابی به موفقیت را برای سازمان اندازه‌گیری نمی‌کنند.

هر شاخص کلیدی عملکرد یک سنجه است ولی هر سنجه یک شاخص کلیدی عملکرد نیست.

شاخص‌های کلیدی عملکرد از هر نوعی که انتخاب شوند، باید منعکس‌کننده اهداف سازمان باشند و به عبارتی نشان‌دهنده موفقیت سازمان بوده و قابل اندازه‌گیری باشند. شاخص‌های کلیدی عملکرد عموماً مربوط به ملاحظات بلندمدت هستند و معمولاً تعریف و چگونگی اندازه‌گیری آن‌ها در طول زمان تغییر نمی‌کند. تنها زمانی که سازمانی به اهدافش نزدیک‌تر شود یا اهدافش تغییر کند، ممکن است شاخص‌های کلیدی عملکرد آن نیز تغییر نماید. این شاخص‌ها نقش زیادی در نظم‌دهی و هماهنگی میان اجزای مختلف سازمان دارد…

شاخص‌ها کلیدی عملکرد از هر نوعی که انتخاب شوند، باید منعکس‌کننده اهداف سازمان باشند و به عبارتی نشان‌دهنده موفقیت سازمان بوده و قابل اندازه‌گیری باشند.

ویژگی‌های شاخص کلیدی عملکرد

مطابق تکنیک Smart ، شاخص کلیدی عملکرد باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

  1. هر KPI یک هدف خاص را اندازه‌گیری می‌کند.
  2. هر KPI را باید بتوان در یک محدوده و دوره‌ی زمانی مشخص اندازه‌گیری کرد به طوری که بتواند گویای پیشرفت در کار باشد.
  3. شاخص کلیدی عملکرد بایدمستقیما با کارهای انجام شده در سازمان مرتبط باشد و نه با نتایج کارهای انجام‌شده.
  4. بهترین KPIها آن­‌هایی هستند که می‌توان با سطحی منطقی از تلاش آن­‌ها را به دست آورد. در واقع شاخص‌های کلیدی عملکرد نباید خیلی دور از دسترس باشند.

چند نمونه از شاخص‌های کلیدی عملکرد

تعداد زیادی از شاخص‌های کلیدی عملکرد برای سازمان‌ها تعریف شده‌اند و همانگونه که در گدشته گفتیم، هر دپارتمان از هر سازمان و هر شرکتی با توجه به شرایط خود، شاخص کلیدی عملکرد مختص به خود را دارد. مدیران با استفاده از «داشبوردهای مدیریتی» می‌توانند شاخص‌های کلیدی عملکرد هر کدام از بخش‌های سازمان را به صورت آنلاین و دقیق مشاهده نمایند. در اینجا چند شاخص کلیدی عملکرد سازمان‌های مختلف را معرفی می‌کنیم، تا منظورمان از KPI مشخص‌تر شود:

  • «شاخص رضایت کارمندان» برای بخش‌های مدیریتی مختلف سازمان (خصوصا بخش مدیریت منابع انسانی) می‌تواند یک شاخص کلیدی عملکرد مناسب باشد.
  • در یک کسب‌وکار ، «درصد فروش حاصل‌شده از مشتریان برگشتی» می‌تواند یکی از شاخص‌های کلیدی عملکرد باشد.
  • در یک مدرسه ممکن است شاخص «نرخ دانش‌آموزان فارغ‌التحصیل» مورد توجه باشد.
  • در بخش پاسخگویی مشتریان «درصد مشتریانی که در دقیقه اول به آن‌ها پاسخ داده می‌شود» می‌تواند یک KPI باشد.
  • در یک سازمان خدمات اجتماعی «تعداد کاربرانی که طی یک سال به سازمان کمک کرده‌اند» یک KPI است.

طراحی و به کارگیری

سنجه یک مفهوم عام دارد و ممکن است میان بسیاری از سازمان‌ها یکسان باشند. بنابراین طراحی و بکارگیری آن‌ها نیز فرایند چندان پیچیده‌ای ندارد. اما تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد مناسب برای سازمان نیازمند دقت و ظرافت بیشتری است.

اولین نکته در رابطه با طراحی KPI است. مطابق یک فرآیند منطقی، مدیران ارشد سازمان باید در گام اول استراتژی سازمان را به خوبی تعریف نمایند و سپس اهداف راهبردی سازمان را مشخص کنند. در گام بعد برای تحقق هر یک از اهداف راهبردی، شاخص‌های کلیدی مناسبی که میزان تحقق آن هدف را نمایان کند، تعریف کنند. این اقدام سبب می‌شود KPI همسو با اهداف راهبردی سازمان و اولویت‌های کسب‌وکار باشد.

نکته‌ی دوم  آنکه اکثر سنجه‌های مالی می‌توانند به عنوان شاخص کلیدی مطرح باشند. البته آنها گویای عملکرد نیستند بلکه بر نتیجه دلالت دارند. در عین حال، مدیران برای موفقیت سازمان خود نباید فقط به شاخص‌های مالی بسنده کنند، چرا که ارتقای شاخص‌های مالی، خود، محصول ارتقای سایر شاخص‌ها است.

مدیران برای موفقیت سازمان خود تنها نباید به شاخص‌های مالی بسنده کنند، چرا که ارتقای شاخص‌های مالی، خود، محصول ارتقای سایر شاخص‌ها است.

سومین نکته آن که مدیران سازمان‌ها باید مجموعه‌ای از شاخص‌ها را همزمان در نظر داشته‌ باشند. مدیران در واقع پس از طراحی KPI‌های مخصوص سازمان خود، لازم است که مفهوم آنها را برای کارکنان بخش‌های مختلف تبیین کنند. آنها همچنین می‌بایست به طور مستمر شاخص‌ها را مورد بررسی و تحلیل قرار دهند. ابزاری که در این راستا برای مدیران مفید و کمک‌کننده است داشبوردهای مدیریتی و تحلیلی نام دارد. به کار بردن این ابزار سبب می‌شود که مدیران سطوح مختلف و همچنین کارمندان با محور قراردادن این شاخص‌ها، به صورت هماهنگ‌تری عمل نمایند.

مطالب پیشنهادی

برچسب ها : , ,

درج دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*