گزارش های اتوماتیک یا داشبوردهای مدیریتی؟

جادوبی داشبورد مدیریتی, شاخص کلیدی عملکرد, مجله جادوبی, هوش تجاری گزارش های اتوماتیک یا داشبوردهای مدیریتی؟
داشبوردهای مدیریتی

داشبورد مدیریتی شاخص کلیدی عملکرد مجله جادوبی هوش تجاری

برای مدیران و تصمیم گیران، مطالعه چندین برگ از گزارش های از هم منفصل جهت شناخت وضعیت فعلی و اتخاذ تصمیم، زمان بر و طاقت فرسا است. اگرچه اتوماسیون های اداری تا حدی توانستند این معضل را برطرف کنند اما همچنان بررسی و مطالعه اطلاعات پراکنده در گزارش ها نیاز به تخصیص زمان قابل توجهی دارد. به ویژه هنگامی که جداول مشتمل بر اطلاعات، نیمی در یک صفحه و نیمی در صفحه دیگر باشند!!در این حالت دو گزینه روی میز مدیران قرار می گیرد: اول گزارش ­های اتوماتیک و دوم استفاده از داشبوردهای مدیریتی. در این نوشتار به دنبال شفاف سازی این موضوع هستیم که چه زمانی کدامیک از این دو گزینه کارا و مثمرثمر هستند؟

گزارش اتوماتیک چیست؟

چرا ما گزارش ها را اتوماتیک می کنیم؟

اتوماتیک سازی گزارش چگونه انجام می شود؟

مزایای اصلی گزارش اتوماتیک

آیا گزارش اتوماتیک معایبی هم دارد؟

داشبورد مدیریتی چیست؟

چرا ما به داشبورد نیاز داریم؟

پیاده ­سازی داشبورد چگونه انجام می­ شود؟

اصلی­ ترین مزایای داشبوردها چیست؟

معایب استفاده از داشبورد چیست؟

چه زمانی از داشبوردهای مدیریتی استفاده می کنیم؟


الف) گزارش های اتوماتیک

  • گزارش اتوماتیک چیست؟

  • چرا ما گزارش ­ها را اتوماتیک می­ کنیم؟

اغلب مدیران زمان زیادی برای جستجو در میان منابع مختلف داده، گشتن به دنبال داده­ های مرتبط، ترکیب کردن آن­ ها، بروزرسانی یک فایل و در نهایت توزیع آن در میان کاربران مختلف صرف می کنند. اما آنها کارهای مهم­تری دارند. پس اولین دلیل تمایل مدیران به گزارش ­های اتوماتیک، صرفه ­جویی در زمان است. دلیل ذکر شده، مهمترین دلیل اتوماتیک سازی گزارش ها محسوب می شود. در کنار صرفه جویی در زمان، کیفیت و تناسب گزارش با خواسته های مدیر نیز می تواند دلیل این امر به شمار برود.

اتوماتیک سازی گزارش
اتوماتیک سازی گزارش
  • اتوماتیک ­سازی گزارش چگونه انجام می­ شود؟

برخی پلتفرم ها تا حد زیادی از اتوماتیک ­سازی به صورت پیش فرض پشتیبانی می ­کنند. در مقابل بسیاری از مشتریان به اتوماتیک­ سازی سفارشی گزارش های خود نیاز دارند که این به برنامه نویسی زیادی احتیاج دارد؛ زیرا پلتفرم های فعلی سطح عملکرد مورد نیاز آنها را تأمین نمی ­کند. برای مثال، مدیران به دنبال گزارش هایی هستند که برای تولید آنها نیاز است تا داده ­ها از منابع مختلفی استخراج و ترکیب شوند که در این حالت یک پلتفرم ثابت پاسخگوی این نیاز نیست.

تاکنون، رایج ­ترین نوع گزارش ­هایی که افراد نیاز به اتوماتیک­ سازی آن­ ها داشته ­اند، گزارش ­های اکسل بوده ­اند. نرم افزار اکسل همانند یک دوست برای شما عمل می کند، اما این فقط اکسل نیست که دوست شما است! در اتوماتیک سازی گزارش ها باید از پلتفرمی استفاده شود که دسترسی عملی به منابع داده ­ای و سیستم ­های مختلف را ایجاد می کند تا داده­ های لازم را از منابع مختلف به خوبی جمع­ آوری و ترکیب نمایید. این پلتفرم ها پس از جمع ­آوری داده، آن را برای تبدیل نمودن به گزارش­ برای توزیع در زمان ­های منظم و مورد نیاز کسب­ و­ کار موردنظر آماده می ­کند.

  • مزایای اصلی گزارش اتوماتیک

  1. صرفه­ جویی در زمان و منابع، اصلی ­ترین مزیت استفاده از گزارش های اتوماتیک محسوب می شود. مشتریان می ­توانند به ­صورت آنی و بدون صرف وقت به گزارش ­ها دسترسی داشته­ باشند.
  2. مزیت دوم آن دقت است. حذف خطاهای انسانی مانند کپی و انتقال اشتباه، باعث افزایش دقت می شود.
  3. به علت آنکه گزارشی که اتوماتیک می­ شود، گزارش سفارشی سازی شده برای شماست، نیازی به تطبیق آن با یک فرمت جدید نیست.
  4. یک مزیت جانبی آن است که با کاهش زمان، اتوماتیک­ سازی به کارمندان این فرصت را می ­دهد تا برای تحلیل داده­ ها و اطلاعات زمان بیشتری را داشته ­باشند و این در حالی­ است که تحلیل داده مهمترین هدف تهیه ی گزارش است.
  5. اتوماتیک ­سازی گزارش ها معمولاً ساده، سریع و ارزان است و به اندازه­ ی گزارش بستگی دارد. اگر گزارش شما ۶ تا ۸ بخش دارد، اتوماتیک­ سازی آن آسان است. اما اگر حجم گزارش زیاد شود یا گزارش های اختصاصی و سفارشی را بخواهید، این کار ساده، سریع و ارزان نخواهد بود.
معایب موجود در اتوماتیک سازی گزارش ها و زمان و هزینه ی بالا برای سفارشی سازی آن، باعث شده است که بسیاری از شرکت ها به داشبوردهای مدیریتی در برابر اتوماتیک سازی گزارش ها روی بیاورند.
  • آیا این روش معایبی هم دارد؟

اتوماتیک­ سازی داده در کنار مزیت­ هایش، محدودیت ­هایی نیز دارد.

  1. کارآیی نر م ­افزار: شما در هنگام اتوماتیک ­سازی گزارش ­هایی مانند اکسل، محدود به کارآیی نرم ­افزار اکسل هستید. محدودیت کارآیی پلتفرم ها نیز شما را محدود خواهد ­کرد.
  2. اندازه فایل و قابلیت دسترسی: اگر شما می­ خواهید سنجه های متعددی را با حجم زیادی از اطلاعات گزارش کنید، باید اندازه فایل را بدانید. آیا شما می ­توانید گزارشتان را با حجم بسیار بالا ایمیل کنید؟ آیا برای دریافت کننده، دانلود آن زمان­بر نخواهد بود؟ اگر این چنین نیست فایل گزارشتان را کجا نگه­ خواهید داشت که دسترسی به آن آسان باشد؟
  3. دانش فنی: شما به یک برنامه ­نویس ماهر نیاز دارید که نه تنها با نرم افزاری مثل اکسل آشنایی کامل داشته باشد، بلکه تمامی منابع داده را بشناسد و بتواند تغییرات لازم را در آینده در آن اعمال کند.
اتوماتیک­ سازی داده در کنار مزیت­ هایش، محدودیت ­هایی نیز دارد.
اتوماتیک­ سازی داده در کنار مزیت­ هایش، محدودیت ­هایی نیز دارد.

ب) داشبوردهای مدیریتی

  • داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد، یک پلتفرم گزارش است که وضعیت KPIهای (شاخص ­های کلیدی عملکرد) کسب و کار و شاخص های دیگر را نمایش می­ دهد و معمولاً از طریق یک مرورگر اینترنت قابل دسترسی است.

  • چرا ما به داشبورد نیاز داریم؟

یک داشبورد گزارش دهی، نیاز به بروزرسانی و توزیع گزارش ­ها را به ­صورت برنامه­ ریزی شده تأمین می ­کند. در نتیجه، گزارش های همیشه به روز برای شما در دسترس قرار می­ گیرد.

  • پیاده ­سازی داشبورد چگونه انجام می­ شود؟

پیاده­ سازی داشبورد شامل مدیریت استفاده­ ی سودمند از منابع داده مانند سیستم های مدیریت ارتباط با مشتریان و سیستم های اطلاعاتی مربوط به بازاریابی­ است.

برخی پلتفرم های تولید داشبورد «راهنما» دارند، می توان از راهنمای آن ها استفاده نمود و داشبورد را در شرکت پیاده سازی کرد. اما کارایی آن پلتفرم ها اغلب محدود است و انعطاف ­پذیری پائینی دارند و نمی ­توان با آن ­ها به راحتی داده ­ها را با منابع خارجی جمع­ آوری کرد.

برای مثال اگر شما در اکسل یک داشبورد بسازید، نمی ­توانید فرصت ها را با اهداف شرکت در آن پلتفرم ادغام کنید، زیرا آن اهداف در منبع دیگری بیان شده اند، که اکسل نمی ­تواند به آن دسترسی داشته باشد. در مقابل، سرویس هایی نیز وجود دارند که از انعطاف پذیری بالایی برخوردار بوده و به راحتی می توانند به منابع داده ای در قالب های مختلف متصل شده و اطلاعات را در نمودارهای مورد نظر بصری سازی کنند. یکی از این سرویس های امروزی و توانمند، «جادوبی» نام دارد. جادوبی می تواند به منابع داده ای مختلف متصل شود.

نمونه ای از داشبوردهای مدیریتی
نمونه ای از داشبوردهای مدیریتی
  • اصلی­ ترین مزایای داشبوردها چیست؟

  1. اصلی­ ترین مزیت داشبورد تأمین آسودگی خاطر کاربر است. بروزرسانی اطلاعات معمولاً شب­ ها اتفاق می ­افتد و شما می ­توانید گزارش ها را در حالی که استکان چای­تان را در دسترس دارید، بخوانید. نیاز نیست کار دیگری را انجام دهید؛ چرا که فرآیند کاملاً اتوماتیک است.
  2. به هیچ دخالت انسانی برای بروزرسانی اطلاعات لازم نیست. زیرا داشبورد به صورت اتوماتیک به منابع داده ای اتصال دارد. بنابراین دیگر لازم نیست نگران این مساله باشید که در صورت غیبت تحلیل­گر، چه کسی جای او را خواهد گرفت.
  3. دادن اجازه­ ی دسترسی های متفاوت به افراد مختلف بسیار آسان است. این کار معمولاً فقط به یک آدرس ایمیل و فشردن یک دکمه نیاز دارد.
  4. سادگی در طراحی نمودارهای متناسب، امکان انجام عملیات مختلف روی نمودارهای ایجاد شده (مثل زوم کردن و دیدن داده های هر قسمت از نمودار)، امکان تعبیه هشدار در صورت رسیدن اقلام داده به مقداری خاص و بی نیاز بودن از برنامه نویس حین استفاده از داشبورد از جمله مزیت های دیگری است که علاوه بر موارد بالا، توسط جادوبی ایجاد گردیده است.
داشبوردهای مدیریتی امکان دستکاری و اعمال سلیقه در گزارش ها را پایین می آورد.
  • آیا این روش معایبی هم دارد؟

  1. پیاده­ سازی داشبورد معمولاً به یک برنامه­ نویس حرفه ای برای بکارگیری یک پلتفرم داشبورد نیاز دارد تا  بدین ترتیب گزارش های جدیدی را ایجاد کند یا تغییراتی را به آن بدهد.
  2. هر پلتفرم یا منبع داده، داده­ هایش را به خوبی به اشتراک نمی ­گذارد. بنابراین نیاز به انجام طرح­ های اختصاصی خواهد بود تا بتوان بیشترین داده را از کمترین منبع در دسترس استخراج نمود.
  3. پیاده سازی داشبورد در شرکت های بزرگ هزینه ­بر است و این به پلتفرمی که انتخاب می ­کنید، میزان داده، تعداد دسترسی کاربران به آن و عوامل دیگر بستگی دارد.
  4. پیاده­ سازی یک داشبورد یک فرآیند زمان­بر است و نمی ­توان آن را به سرعت انجام داد.

البته لازم به ذکر است که «جادوبی» تقریبا همه این معایب را رفع کرده به طوری که با استفاده از آن می توانید با سرعت بالا و هزینه ی پایین، داشبوردهای انعطاف پذیر و حرفه ای مورد نیاز خود را در پلتفرم های نمایشی مختلف در اختیار داشته باشید.

  • چه زمانی استفاده از داشبوردهای مدیریتی ترجیح دارد؟

در سه هنگام باید به جای اتوماتیک سازی گزارش ها از داشبوردهای مدیریتی استفاده شود:

  1. هنگامی که شما در حال گسترش صفحه­ گسترده­ ها و نمودارهایتان هستید، ناگهان با یک فایل ۱۰۰ مگابایتی مواجه می ­شوید. زمان بارگذاری آن طولانی است و حرکت تب به تب در آن بسیار کند است.
  2. هنگامیکه دانلود هر گزارش از هر ایمیل ۲۰ دقیقه از وقت شما را می ­گیرد، شما به یک روش کلی­ تر و قابل اطمینان­ تر نیاز دارید.
  3. هنگامیکه تازه­ ترین کپی از گزارش اتوماتیک شده در اتوماسیون شرکت قرار گرفته ­است اما شما نمی توانید از مکان های دیگر غیر از شرکت، نظیر هتل، فرودگاه و … به آن گزارش ها دسترسی داشته باشید.
داشبوردهای مدیریتی وقتی استفاده می شود که باید به اطلاعات و گزارش های سازمان به سرعت و در همه جا دسترسی داشت.

مطالب پیشنهادی

برچسب ها :

درج دیدگاه

You have to agree to the comment policy.

*