۵ نشانه که به شما می گوید با اکسل باید خداحافظی کرد

جادوبی مجله جادوبی ۵ نشانه که به شما می گوید با اکسل باید خداحافظی کرد
اکسل

بصری سازی داشبورد مدیریتی هوش تجاری

اکسل، محبوب ترین نرم افزار صفحه گسترده جهان است که صدها میلیون کاربر دارد. در حالی که سادگی سازماندهی داده های اکسل آن را ابزار مفیدی برای گزارش‌گیری کرده است، هنوز طول می کشد تا کلان داده های به مراتب فراتر از ظرفیت خود را جمع آوری کند. در این شرایط، شما مجبور هستید با صفحات رایانه دسکتاپ کار کنید که قابلیت به اشتراک گذاری و یا به روزرسانی در زمان واقعی یا به اشتراک گذاشتن اطلاعات کامل از تمام داده های موجود در سازمان شما را دارند. امروزه بیشتر کسب و کارها در حال دور شدن از اکسل و بکارگیری یک نرم افزار گزارش دهی اختصاصی هستند که برای نیازهای پیشرفته تر سازمان های امروزی طراحی شده اند. اگر یک یا چند مسئله زیر در رابطه با شما مطرح است، احتمالا زمان برای ارتقا گزارش های شما نیز فرا رسیده است.

  1. اکسل کند است

اکسل زمانی که گزارش ها حاوی داده هایی بیشتر از ظرفیت اکسل است می تواند به شدت کند شود. این موضوع، روی زمان برداشتن فایل اکسل برای بارگذاری و همچنین روی زمان لازم برای تغییر دادن داده ها در داخل فایل به خوبی به چشم می آید. امروزه تقریبا هر کسب و کاری که به طور فعال اطلاعات را فقط برای بخش های بازاریابی و فروش خود جمع آوری می کند، می تواند به راحتی داده ها را فراتر از ظرفیت اکسل ذخیره کند.

هنگامی که این اتفاق می افتد، کاربران تمایل دارند اطلاعات را به بخش های کوچک تر و قابل کنترل تر تقسیم کنند، یا آنها را در چندین برگه مختلف نگهداری کنند. هر دو روش کارایی پایینی دارد. این کار نه تنها گزارش را مشکل تر می کند، بلکه زمان زیادی را هدر می دهد. از آنجا که برقراری ارتباط بهینه میان مجموعه داده های پراکنده شما دشوار است، شما هرگز مشخصات کامل از سازمان خود را دریافت نخواهید کرد. در حالی که اگر با نرم افزار گزارشگیری BI و داشبورد کار کنید (مانند جادوبی)، شما حتی می توانید تصویری بزرگتر و ساده از اطلاعات خود داشته باشید.

  1. در مورد دقت و مالکیت گزارش ها بحث وجود دارد

کاربران اکسل معمولا فایل های محلی را بر روی کامپیوتر خود برای اهداف گزارش داده ذخیره می کنند. اگر چند نفر می خواهند بر روی یک گزارش با استفاده از داده های مشابه کار کنند، همه آنها باید نسخه های یکسان از فایل داشته باشند.

این ممکن نیست چندان شبیه یک چالش بزرگ به نظر آید. با این حال، تغییرات در برخی از مقادیر سلول ها اجتناب ناپذیر است. هنگامی که فایل به اشتراک گذاشته می شود و یک تحلیلگر شروع به ایجاد یک گزارش می کند، اجرای این تغییرات کار دشواری خواهد بود. حتی اگر تعداد کاربرانی که همزمان روی یک فایل کار می کنند کم باشد، باز هم هر شخص یک نسخه دیگر از پرونده را با اطلاعات کمی متفاوت نگه می دارد و منجر به بحث در مورد این که «کدام اطلاعات دقیق تر است؟» می شود. مدیریت گزارش با چندین کاربر و نسخه در بهترین حالت به شما یک سردرد عظیم می دهد و در عمل به شما اطلاعات و بینش نادرست داده می شود.

  1. به روزرسانی های دستی، زمان بر و مستعد خطا هستند

به روز رسانی داده ها در یک فایل اکسل به ندرت کار ساده ای قلمداد می شود؛ زیرا اضافه کردن فیلدها، کپی کردن فرمول ها و مقادیر داده می تواند توابع از پیش تعیین شده را از بین ببرد. اضافه کردن داده های جدید با یک فیلد اضافی (ستون) معمولا به این معنی است که همان فیلد باید برای همه داده های موجود ایجاد شود. اگر تحلیل بر روی چندین برگه در یک فایل نیاز باشد، احتمال دارد که هر برگه تغییراتی را بر اساس آن فیلد جدید اضافی انجام دهد. و اگر برگه ای برگه دیگر را ارجاع دهد، اضافه کردن یک فیلد به یک برگه می تواند یک کار اشتباه و پیچیده باشد؛ زیرا آسان نیست ببینید که کدام داده توسط مقادیر جدید تحت تاثیر قرار می گیرد. هدر دادن زمان برای «تمیز کردن» داده ها به طوری که آنها به خوبی با هم هماهنگ شوند یک کار غیرمنطقی و همواره یک اشتباه است.

همین الان داشبورد مدیریتی جادوبی را امتحان کن

  1. KPI های واقعی را نمی توان با یک فرمول اکسل محاسبه کرد

قوی ترین KPI ها نیاز به فرمول هایی دارند که به چندین بعد یا ستون ارجاع می دهند و از فیلتر های پیچیده و تو در تو استفاده می کنند. وقتی محاسبه نتایج KPI با یک فرمول اکسل کاملا غیرممکن باشد، گزارش گیری تبدیل به یک مشق دستی و وقت گیر می شود. به عبارت دیگر، برای ایجاد یک داشبورد با KPI های معنی دار، شما باید از قابلیت های داخلی اکسل به طور کامل صرف نظر کنید.

ایجاد و نگهداری یک گزارش هر چه بیشتر طول بکشد، به ندرت شما قادر خواهید بود از بینش ارائه شده برای توسعه استراتژی استفاده کنید. فواصل طولانی تر گزارش هزینه هایی از جنس زمان را افزایش می دهد و مانع از واکنش به تغییرات در زمان واقعی می شود.

  1. گزارش ها و داشبورد ها الهام بخش نیستند

در حالی که اکسل ابزارهای بصری سازی داده را برای مجموعه داده های کوچک و ساده ارائه می دهد، هنگامی که مجموعه داده ها رشد می کنند، این نمایش ها تبدیل به حالت ایستا و تقریبا غیر قابل توصیف می شوند. بصری سازی داده های ناسازگار، حتی برای نمودارهای ساده، نه فقط الهام بخش نیست بلکه می تواند گمراه کننده باشد.

در این شرایط، عمرتان بر باد رفته است زیرا بصری سازی با کیفیت داده ها، دیدن الگوها و درک تغییرات را بسیار ساده می کند. در واقع، اکسل، ستون ها و ردیف های داده ای را به کار می گیرد که معنای محدودی دارند و نیاز به مطالعه دقیقی روی قالب هایی دارندکه مغز انسان بتواند آنها را به طور همزمان پردازش کند.

سخن پایانی

همانطور که می بینید، اکسل، داده ها و اطلاعات بسیار پیچیده را برای اینکه مانع از افزایش اندازه و مقیاس فایل شود، اختیار نمی کند. اگر شما با بیش از یکی از پنج معضل بالا روبرو هستید، وقت آن رسیده است که اکسل را برای دستیابی به یک راه حل هوشمندانه تر کسب و کار کنار بگذارید. ابزارهای واقعی کسب و کار هوشمند می توانند داده ها را در مقیاس گیگابایت به ترابایت اداره کنند، یک نسخه واحد از داده ها را از منابع داده ای متعدد خود ایجاد کنند و تصویر های داده ای زیبا ارائه دهند که به سازمان شما اجازه می دهد تصمیمات حیاتی را در زمان واقعی بگیرد.

همین الان داشبورد مدیریتی جادوبی را امتحان کن

مطالب پیشنهادی

برچسب ها : ,

درج دیدگاه

You have to agree to the comment policy.

*