در مقاله ای که تحت عنوان «گزارش گیری پیشرفته از سازمان به سبک داشبورد» در گنجینه ی دانشی جادوبی منتشر کردیم، در مورد سه نوع داشبورد و کارکردهای هر کدام از آن ها توضیحاتی ارائه دادیم. در این مقاله، در ادامه می خواهیم به این سوال پاسخ دهیم که «چگونه داشبورد مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنیم؟»
انتخاب داشبورد بر اساس نیازهای مخاطب
انتخاب داشبورد بر اساس نیازهای فنی
ویژگی های یک داشبورد گزارش گیر خوب
داشبوردهای گزارشگیر و توانایی پیشرفت مستمر
انتخاب داشبوردی مناسب با کسب و کار شما
انتخاب داشبوردِ مناسب برای فعالیتتان، به اهداف کلی شما، تجزیه و تحلیل، هوش تجاری و شیوه های نظارت بر اطلاعات، بستگی دارد. بهترین حالت تعیین داشبورد این است که هر ۳ نوع داشبوردِ یاد شده در سازمان به کار گرفته شوند، اما استفاده از هر ۳ نوع داشبورد کار ساده ای نیست. ساخت و طراحی داشبوردهای ارزشمند نیازمند زمان، توجه دقیق به اطلاعات و انتخاب تأمین کننده ی نرم افزار (software vendor) مناسب است. در زیر جداول راهنمایی آورده شده است که به شما برای انتخاب نوع داشبورد کمک می کند.
انتخاب داشبوردها بر اساس نیازهای مخاطب
| سؤالات کسب و کار | توضیح | داشبوردهای عملیاتی | داشبوردهای راهبردی | داشبوردهای تحلیلی |
| سعی در حل کردن کدام مشکل/ مشکلات کسب و کار داریم؟ | شناسایی انگیزه و نیازی که موجب ایجاد یک داشبورد می شود و تعریف دامنه ی یک پروژه | آگاهی از داده ها و داده های حساس به زمان | روند کار و بینش های عمیق تر (در تحلیلی ها هم از KPI استفاده میشود یه بررسی بفرمایید) | شاخص های کلیدی عملکرد سازمانی که در اولویت قرار دارند |
| چه کسی از داشبورد استفاده خواهد کرد؟ | طراحی، امکانات و آموزش های لازم براساس نقش کاربر داشبورد تغییر خواهد کرد. | مدیران و کاربران کسب و کار | تحلیلگران کسب و کار؛ تحلیلگران داده؛ مدیران اجرایی | مدیران اجرایی؛ رؤسا |
| چه خلأهایی در کارمان وجود دارد؟ | شناسایی خلأهای موجود می تواند در راستای تعریف مجموعه ای از معیارها به کار رود که به عنوان اساس توسعه ی داشبورد مورد استفاده قرار خواهند گرفت. | عملکرد روزانه | مسائل مربوط به عملکرد، عملکرد هفتگی | عملکرد ماهانه، سه ماهه |
| اهداف ما کدامند؟ | شناسایی آنچه می خواهید با استفاده از داشبورد به آن برسید، اهمیت دارد؛ همچنین باید این اهداف را با استراتژی کلی سازمان موردنظرتان در یک راستا قرار دهید. | آگاهی کارکنان و پیگیری اهداف | اهداف تحلیلی نظیر آگاهی داشتن نسبت به فرآیندهای کلیدی | اهداف راهبردی نظیر دستیابی به اهداف KPI |
انتخاب داشبوردها براساس نیازهای فنی
| سؤالات فنی | توضیح | داشبوردهای عملیاتی | داشبوردهای راهبردی | داشبوردهای تحلیلی |
| زیرساخت های اطلاعاتی کسب و کار ما در چه وضعیتی هستند؟ | سازمان های دارای ذخیره سازی داده و زیرساخت های هوش تجاری قدرتمند و گسترده، طبیعتا داشبوردهای عملیاتی و تحلیلی بهتری را ارائه می دهند. | APIهای وب، پایگاه های داده، داده های صفحه گسترده | انبار داده، پایگاه داده | APIهای وب، پایگاه های داده، داده های صفحه گسترده، انبار داده |
| برای این داشبوردها چه اطلاعاتی لازم است و هر کدام چه مقدار و چه اطلاعاتی را پوشش می دهند؟ | رواج یافتن اطلاعات مورد نیاز به تعریف کردن داشبورد کمک میکند. سازمان هایی که نیازمندِ به روزرسانی های مکرر هستند بیشتر احتمال دارد به سراغ داشبوردهای عملیاتی بروند. | پوشیدگی کم، حساسیت زمانی، و زمان واقعی | پوشیدگی بالا، داده های صحیح و دقیق | به روزرسانی های تدریجی، نیاز به اطلاعات صحیح، دقیق و به موقع |
| داده ها در کجا قرار می گیرند؟ قصد دارید از چند منبع داده استفاده کنید؟ | همه ی داشبوردها به یک شکل ساخته نمی شوند. برخی از آن ها فقط یک نوع منبع داده را به تصویر می کشند، در حالی که بقیه به کاربران اجازه می دهند که منابع مختلف داده را باهم ترکیب کنند تا امکان فهم گسترده تر و عمیق تری را فراهم سازند. | بهبود قدرت دید نسبت به سیستم ها و برنامه های کاربردی متعدد | منابع متعدد داده در یک داشبورد واحد مجموعه ای از بصری سازی ها | منابع متعدد داده در یک داشبورد واحد، مجموعه ای از بصری سازی ها |
همین الان یک داشبورد مدیریتی مال خود کنید
ویژگی های یک داشبورد گزارشگیر خوب برای کسب و کار
تفاوت میان یک داشبورد گزارشگیر خوب و بد در دیده شدن یا نشدن آن داشبورد است. داشبوردها به عنوان ابزاری نرم افزاری، جهت ارتقای ارزش اطلاعات و بهبود نگرش سازمانی نسبت به عملکرد طراحی شده اند. اگر داشبوردها این اهداف را تامین نکنند، احتمال شکستشان وجود دارد.
داشبوردی مؤثر است که خوب طراحی شده باشد. طراحی داشبورد با چیدمان پروفایل مخاطبین و انتخاب نوع داشبورد، شروع می شود. با انتخاب نوع داشبورد می توانید گرفتن تصمیمات هوشمندانه را آغاز کنید؛ تصمیماتی در این موضوع که چه داده هایی را از طریق داشبورد نمایش دهید، داده ها در کجا قرار گیرند و بهترین شکل ارائه ی آن ها چیست در بخش طراحی داشبورد قرار دارند.
به عنوان مثال، برای ساختن یک داشبورد عملیاتی برای تیم فروشتان، لازم است بدانید که آن ها چگونه از این داشبورد استفاده خواهند کرد. داشبورد فروش برای مدیران اجرایی میتواند چیزی شبیه این باشد:
طراحی داشبورد برای نمایندگان فروش بسیار متفاوت خواهد بود. هدف داشبوردِ گزارشگیر، نظارت منفعلانه نیست؛ بلکه این نوع داشبورد در جهت افزایش نظارت بر اهداف مهم فروش مورد استفاده قرار می گیرد. خروجی این داشبورد کاملاً متفاوت است:
داشبوردهای گزارشگیر و توانایی پیشرفت مستمر
داشبوردی که خوب طراحی شده باشد می تواند ابزاری موثر برای بهبود کسب و کار باشد. با نظارت بر عملکرد فعلی خود می توانید در نحوه ی اجرای کارتان تغییرات کوچک و تدریجی ایجاد کنید. این تغییرات به مرور زمان روی هم انباشته شده و نتایج محسوسی برای کسب و کارتان به بار می آورند.
یکی از موارد استفاده ی مناسب داشبورد، کارایی آن برای تیم های تبلیغاتی است. در تیم های بازاریابی سنتی، گزارش های تبلیغاتی در پایان هر ماه بیرون می آید. تیم مذکور نتایج را ارزیابی می کند و درباره ی نحوه ی بهینه سازی برنامه تصمیم می گیرد.
اما اگر وقت کل ماهتان را صرف کمپینی کم بازده کرده باشید چطور؟ مدیریت انعکاسی این فرآیند، به معنی اتلاف مقدار زیادی پول، وقت و منابع، بر روی چیزی است که جواب نمی دهد. داشبورد گزارشگیر، شما را قادر خواهد ساخت عملکرد روزانه ی کمپین های تبلیغاتی خود را بازبینی کنید. یعنی در طول ماه پیشرفت های تدریجی ایجاد نمایید.
داشبوردهای گزارشگیر نسبت به سازوکارهای گزارشگیری سنتی، فواید تجاری محسوسی را موجب می شوند. استفاده از انواع داشبوردها می تواند نظارت و بازبینی بر کارها را افزایش دهد و شفافیت اطلاعات و بهینه سازی امور را به همراه داشته باشد.
درج دیدگاه