در مقاله‌ای که تحت عنوان «گزارشگیری پیشرفته از سازمان به سبک داشبورد» در گنجینه‌ی دانشی جادوبی منتشر کردیم، در مورد سه نوع داشبورد و کارکردهای هر کدام از آن‌ها توضیحاتی ارائه دادیم. در این مقاله، در ادامه می‌خواهیم به این سوال پاسخ دهیم که «چگونه داشبورد مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنیم؟»
انتخاب داشبورد بر اساس نیازهای مخاطب
انتخاب داشبورد بر اساس نیازهای فنی
ویژگی‌های یک داشبورد گزارشگیر خوب
داشبوردهای گزارشگیر و توانایی پیشرفت مستمر
انتخاب داشبوردی مناسب با کسب و کار شما
انتخاب داشبوردِ مناسب برای فعالیتتان، به اهداف کلی شما، تجزیه‌وتحلیل، هوش تجاری و شیوه‌های نظارت بر اطلاعات، بستگی دارد. بهترین حالت تعیین داشبورد این است که هر ۳ نوع داشبوردِ یاد شده در سازمان به کار گرفته شوند، اما استفاده از هر ۳ نوع داشبورد کار ساده‌ای نیست. ساخت و طراحی داشبوردهای ارزشمند نیازمند زمان، توجه دقیق به اطلاعات و انتخاب تأمین‌کننده‌ی نرم‌افزار (software vendor) مناسب است. در زیر جداول راهنمایی آورده شده است که به شما برای انتخاب نوع داشبورد کمک میکند.
انتخاب داشبوردها براساس نیازهای مخاطب
| سؤالات کسب و کار | توضیح | داشبوردهای عملیاتی | داشبوردهای راهبردی | داشبوردهای تحلیلی |
| سعی در حل کردن کدام مشکل/ مشکلات کسب و کار داریم؟ | شناسایی انگیزه و نیازی که موجب ایجاد یک داشبورد میشود و تعریف دامنه‌ی یک پروژه | آگاهی از داده‌ها و داده‌های حساس به زمان | روند کار و بینش‌های عمیق‌تر (در تحلیلی ها هم از KPI استفاده میشود یه بررسی بفرمایید) | شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمانی که در اولویت قرار دارند |
| چه کسی از داشبورد استفاده خواهد کرد؟ | طراحی، امکانات و آموزش‌های لازم براساس نقش کاربر داشبورد تغییر خواهد کرد. | مدیران و کاربران کسب و کار | تحلیلگران کسب و کار؛ تحلیلگران داده؛ مدیران اجرایی | مدیران اجرایی؛ رؤسا |
| چه خلأهایی در کارمان وجود دارد؟ | شناسایی خلأهای موجود میتواند در راستای تعریف مجموعه‌ای از معیارها به‌کار رود که به عنوان اساس توسعه‌ی داشبورد مورد استفاده قرار خواهند گرفت. | عملکرد روزانه | مسائل مربوط به عملکرد، عملکرد هفتگی | عملکرد ماهانه، سه ماهه |
| اهداف ما کدامند؟ | شناسایی آنچه می‌خواهید با استفاده از داشبورد به آن برسید، اهمیت دارد؛ همچنین باید این اهداف را با استراتژی کلی سازمان موردنظرتان در یک راستا قرار دهید. | آگاهی کارکنان و پیگیری اهداف | اهداف تحلیلی نظیر آگاهی داشتن نسبت به فرآیندهای کلیدی | اهداف راهبردی نظیر دستیابی به اهداف KPI |
انتخاب داشبوردها براساس نیازهای فنی
| سؤالات فنی | توضیح | داشبوردهای عملیاتی | داشبوردهای راهبردی | داشبوردهای تحلیلی |
| زیرساخت‌های اطلاعاتی کسب و کار ما در چه وضعیتی هستند؟ | سازمان‌های دارای ذخیره‌سازی داده و زیرساخت‌های هوش تجاری قدرتمند و گسترده، طبیعتا داشبوردهای عملیاتی و تحلیلی بهتری را ارائه می‌دهند. | APIهای وب، پایگاه‌های داده، داده‌های صفحهگسترده | انبار داده، پایگاه داده | APIهای وب، پایگاه‌های داده، داده‌های صفحهگسترده، انبار داده |
| برای این داشبوردها چه اطلاعاتی لازم است و هر کدام چه مقدار و چه اطلاعاتی را پوشش می‌دهند؟ | رواج یافتن اطلاعات مورد نیاز به تعریف کردن داشبورد کمک میکند. سازمان‌هایی که نیازمندِ به‌روزرسانی‌های مکرر هستند بیشتر احتمال دارد به سراغ داشبوردهای عملیاتی بروند. | پوشیدگی کم، حساسیت زمانی، و زمان واقعی | پوشیدگی بالا، داده‌های صحیح و دقیق | به‌روزرسانی‌های تدریجی، نیاز به اطلاعات صحیح، دقیق و به موقع |
| داده‌ها در کجا قرار می‌گیرند؟ قصد دارید از چند منبع داده استفاده کنید؟ | همه‌ی داشبوردها به یک شکل ساخته نمی‌شوند. برخی از آن‌ها فقط یک نوع منبع داده را به تصویر می‌کشند، در حالی که بقیه به کاربران اجازه می‌دهند که منابع مختلف داده را باهم ترکیب کنند تا امکان فهم گسترده‌تر و عمیق‌تری را فراهم سازند. | بهبود قدرت دید نسبت به سیستم‌ها و برنامه‌های کاربردی متعدد | منابع متعدد داده در یک داشبورد واحد مجموعه‌ای از بصری‌سازی‌ها | منابع متعدد داده در یک داشبورد واحد، مجموعه‌ای از بصری‌سازی‌ها |
ویژگی‌های یک داشبورد گزارشگیر خوب برای کسب و کار
تفاوت میان یک داشبورد گزارشگیر خوب و بد در دیده شدن یا نشدن آن داشبورد است. داشبوردها به عنوان ابزاری نرم‌افزاری، جهت ارتقای ارزش اطلاعات و بهبود نگرش سازمانی نسبت به عملکرد طراحی شده‌اند. اگر داشبوردها این اهداف را تامین نکنند، احتمال شکستشان وجود دارد.
داشبوردی مؤثر است که خوب طراحی شده باشد. طراحی داشبورد با چیدمان پروفایل مخاطبین و انتخاب نوع داشبورد، شروع میشود. با انتخاب نوع داشبورد می‌توانید گرفتن تصمیمات هوشمندانه را آغاز کنید؛ تصمیماتی در این موضوع که چه داده‌هایی را از طریق داشبورد نمایش دهید، داده‌ها در کجا قرار گیرند و بهترین شکل ارائه‌ی آن‌ها چیست در بخش طراحی داشبورد قرار دارند.
به عنوان مثال، برای ساختن یک داشبورد عملیاتی برای تیم فروشتان، لازم است بدانید که آن‌ها چگونه از این داشبورد استفاده خواهند کرد. داشبورد فروش برای مدیران اجرایی میتواند چیزی شبیه این باشد:
طراحی داشبورد برای نمایندگان فروش بسیار متفاوت خواهد بود. هدف داشبوردِ گزارشگیر، نظارت منفعلانه نیست؛ بلکه این نوع داشبورد در جهت افزایش نظارت بر اهداف مهم فروش مورد استفاده قرار می‌گیرد. خروجی این داشبورد کاملاً متفاوت است:
داشبوردهای گزارشگیر و توانایی پیشرفت مستمر
داشبوردی که خوب طراحی شده باشد میتواند ابزاری موثر برای بهبود کسب و کار باشد. با نظارت بر عملکرد فعلی خود می‌توانید در نحوه‌ی اجرای کارتان تغییرات کوچک و تدریجی ایجاد کنید. این تغییرات به مرور زمان روی هم انباشته شده و نتایج محسوسی برای کسب و کارتان به بار می‌آورند.
یکی از موارد استفاده‌ی مناسب داشبورد، کارایی آن برای تیم‌های تبلیغاتی است. در تیم‌های بازاریابی سنتی، گزارش‌های تبلیغاتی در پایان هر ماه بیرون می‌آید. تیم مذکور نتایج را ارزیابی میکند و درباره‌ی نحوه‌ی بهینه‌سازی برنامه تصمیم می‌گیرد.
اما اگر وقت کل ماهتان را صرف کمپینی کم‌بازده کرده باشید چطور؟ مدیریت انعکاسی این فرآیند، به‌معنی اتلاف مقدار زیادی پول، وقت و منابع، بر روی چیزی است که جواب نمی‌دهد. داشبورد گزارشگیر، شما را قادر خواهد ساخت عملکرد روزانه‌ی کمپین‌های تبلیغاتی خود را بازبینی کنید. یعنی در طول ماه پیشرفت‌های تدریجی ایجاد نمایید.
داشبوردهای گزارشگیر نسبت به سازوکارهای گزارشگیری سنتی، فواید تجاری محسوسی را موجب می‌شوند. استفاده از انواع داشبوردها میتواند نظارت و بازبینی بر کارها را افزایش دهد و شفافیت اطلاعات و بهینه‌سازی امور را به همراه داشته باشد.
درج دیدگاه