نارسایی‌های اکسل وقتی کار، جدی می‌شود

جادوبی آموزشی, داشبورد نارسایی‌های اکسل وقتی کار، جدی می‌شود
نارسایی اکسل

آموزشی داشبورد

نارسایی‌های اکسل وقتی کار، جدی می‌شود

 اکسل یک نرم‌افزار قدرتمند، محبوب و کار راه‌انداز است که به طور گسترده‌ای در جهان مورد استفاده قرار گرفته است. این نرم‌افزار، با صفحه‌گسترده معروفش امکانات فوق‌العاده‌ای به کاربران می‌دهد و بیشتر نیازهای کسب‌وکارها را پوشش می‌دهد. از این رو، جایگاه خاصی برای ذخیره‌سازی اطلاعات، تهیه گزارش‌ها و ساخت داشبوردهای مدیریتی دارد. با این حال، نارسایی‌های این نرم آفزار قدرتمند زمانی که کار جدی شود تازه به چشم می‌آید. اما جای نگرانی نیست. جادوبی می‌تواند این نارسایی‌ها را برطرف نموده و مکمل خوبی برای اکسل باشد. چگونه؟ در این مقاله به این  موضوع خواهیم پرداخت:

۱- اجرا کردن فایل های اکسل در نسخه ها و OS های مختلف

فایل های اکسل با برخی از نسخه‌های قدیمی‌تر این نرم افزار سازگاری ندارند. به طور مثال فایلی با فرمت xlsx در نسخه‌های قدیمی‌تر پشتیبانی نمی شود و کاربر برای مشاهده این فرمت باید از نسخه‌های جدیدتر استفاده کند. علاوه بر این مشکل، دستگاه‌هایی که از سیستم عامل لینوکس استفاده می‌کنند امکان استفاده از اکسل را ندارند و این مشکل سبب شده اغلب کاربران این سیستم عامل مجبور به استفاده همزمان دو سیستم عامل روی دستگاه خود شوند. این معضل در شرکت‌ها نمود بیشتری دارد.

مشکل اکسل در سیستم عامل های متفاوت
مشکل اکسل در سیستم عامل های متفاوت

۲- استفاده همزمان از چند کاربر

بسیاری از وب سایت‌ها، راهکارهایی را برای رفع مشکل ارائه کرده‌اند. اما تاکنون اغلب این راهکارها با مشکل مواجه شده و کارایی خاصی در سطح سازمانی نداشته‌اند. برخی از افراد استفاده از شبکه را پیشنهاد داده‌اند. اما این ایده مشکلی بزرگ‌تر را پدید می‌آورد، استفاده همزمان چند کاربر از فایل باهیچ محدودیت خاصی، احتمال از بین رفتن بخشی از اطلاعات را بالا می‌برد لذا نیاز هست برای هر کاربر سطح دسترسی مشخصی تعیین شود. این در حالی است که در جادوبی چنین مشکلی پیش نخواهد آمد.

 

 

استفاده همزمان چند کاربر
استفاده همزمان چند کاربر

۳- استفاده از فایل اکسل در خارج شرکت و در دستگاه غیر شخصی

فایل‌های اکسل باید روی هارد دستگاه ذخیره شوند. گرچه می‌توان آنها را با استفاده از ابزارهای ذخیره اطلاعات انتقال داد اما این روش امنیت پایینی دارد. در واقع افراد همیشه نمی‌توانند فایل خود را در دسترس داشته باشند. اپ‌های صفحه‌گسترده‌ی تحت وب اگرچه این معضل را تا حدودی برطرف می‌کنند اما امکانات بسیار پایینی در اختیار کاربر قرار می‌دهند. یکی از اپ‌هایی که علاوه بر ارائه دسترسی تحت وب (همیشه و هر جا) به کاربر، سعی کرده امکانات قابل قبولی نیز در اختیار وی قرار دهد، جادوبی است.

استفاده از فایل اکسل در خارج شرکت و در دستگاه غیر شخصی
استفاده از فایل اکسل در خارج شرکت و در دستگاه غیر شخصی

۴- تلفیق با منابع داده دیگر :

هر شرکت و کسب و کاری برای پیشبرد اهداف خود از ابزارها و نرم افزارهای مختلفی استفاده می‌کند مانند: نرم افزارهای حسابداری، وب سایت و شبکه های اجتماعی شرکت. بسیاری از کسب وکارها برای سنجش عملکرد خود، نیاز دارند داده‌های این ابزارها و نرم افزارها را در یکجا ببینند. اگر بخواهند برای این کار از اکسل استفاده کنند، با مشکل تعدد فایل‌ مواجه خواهند شد. البته این در صورتی است که از همه نرم‌افزارها بتوان خروجی با استاندارد اکسل تهیه کرد. این مهم در جادوبی به خوبی پوشش داده شده است. در جادوبی، شما می‌توانید در یک داشبورد، نمودارهایی از منابع‌داده مختلف در کنار گزارش‌های برآمده از فایل‌های اکسل قرار دهید.

تلفیق با منابع داده مختلف
تلفیق با منابع داده مختلف

۵- سازگاری با گوگل اسپریدشیت :

انگار قرار است اکسل و گوگل اسپریدشیت هیچ وقت آبشان در یک جوی نرود. این ممکن است از آن جهت باشد که مایکروسافت روی سرویس آفیس لایفش خیلی حساس است و می‌کوشد با گوگل اسپریدشیت رقابت جدی داشته باشد. در هر صورت، آنچه کاربران می‌خواهند چیزی فراتر از هر دوی آنهاست. گزارش‌گیری از فایل خود همیشه و در همه جا!

سازگاری با گوگل اسپریدشیت
سازگاری با گوگل اسپریدشیت

۶- پشتیبانی از ابزار تحلیل متن

اکسل هر چه در ارقام خوب عمل کند روی کلمات نارسا و مشکل‌دار است. این معضل به ویژه زمانی که نیاز به تحلیل متن و ارائه اطلاعات در قالب ابرواژه باشد وخیم‌تر می‌شود. دیگر اد-آن ها نیز پاسخگو نیستند. در اینجا بهترین گزینه پیشنهادی، جادوبی است.

پشتیبانی از ابزار تحلیل متن
پشتیبانی از ابزار تحلیل متن

۷- سختی کار با افزونه‌ها (نقشه، هیستوگرام و غیره)

ممکن است بخواهید داشبوردی داشته باشید که بخشی از اطلاعات را روی آن در قالب نقشه نشان دهید. یا اینکه بخواهید هر کاری فراتر از امکانات اولیه اکسل انجام دهید. در این صورت چاره‌ای جز تهیه افزونه‌های مختلف و نصب آنها روی اکسل ندارید. البته، یک گزینه دیگر هم وجود دارد که یک جا امکانات متعددی به شما می‌دهد. امکاناتی که برای برخورداری از آنها نیازی به افزونه‌های چالش‌برانگیز نیست. راه‌حل، جادوبی است.

سختی کار با افزونه ها
سختی کار با افزونه ها

 

۸- احتمال از دست رفتن اطلاعات

اگر قرار باشد یک فایل اکسل محتوی داشبورد مدیریتی یا حتی مملو از اطلاعات حیاتی باشد، این فایل ممکن است نیاز شود که بین افراد دست به دست گردد. بررسی این موضوع که در این جابجایی‌ها چه اطلاعاتی تغییر کرده یا از دست رفته کار دشواری است. این را بگذارید در کنار این موضوع که صفحه‌گسترده اکسل به کوچک‌ترین تحرکاتی حساس است و اطلاعات در آن به‌سادگی دستخوش تغییر می‌شوند. اگر بخواهیم از مزایای اکسل بهره‌مند شویم اما این معضلات هم حل شود چه باید کرد؟ آیا بهتر نیست یک بار جادوبی را امتحان کنیم؟

احتمال از دست رفتن اطلاعات
احتمال از دست رفتن اطلاعات

۹- مالکیت فایل اکسل

«عجیب است. هر چقدر سعی می‌کنیم در ذخیره‌سازی و انتقال فایل‌های اکسل قاعده‌مند و منظم عمل کنیم، باز هم ردیابی فایل اکسل کار دشواری خواهد بود. اصلا انگار معلوم نیست صاحب فایل اکسل چه کسی است!» این مشکلی است که برای کاربران، وقتی کار با اکسل جدی می‌شود، بروز می‌کند. مسلم است که چنین مشکلی هم رخ می‌دهد زیرا عمدتا فایل‌های اکسل به موضوع مالکیت و سطح دسترسی توجهی ندارند. بر خلاف رویکرد اکسل، جادوبی، رویه ساده و قدرتمندی برای تعریف سطوح دسترسی منابع داده (مانند فایل‌های اکسل) دارد.

۱۰- استاندارد داشتن ساختار داده

صفحه‌گسترده اکسل فضایی مانند بوم نقاشی را برای کاربر فراهم می‌کند. در چنین فضایی، هر کاربر، به فراخور سلیقه و ذهنیت خود اقدام به طراحی جدول و کشیدن نمودار می‌کند. این موضوع در سطح سازمانی سبب می‌شود اشکال مختلفی برای جداول با موضوعات گوناگون طراحی شود. یک‌جا کردن و همسان کردن این جداول اغلب بسیار پیچیده و تا حدودی ناممکن است. برای این کار، جادوبی یک استاندارد واحد ارائه داده و به آن پایبند است. توضیحات بیشتر در خصوص این استاندارد در اینجا آمده است.

۱۱- تصمیم‌گیری سریع بر اساس داده‌های بخش‌های مختلف

« داده‌های بخش خرید هنوز نیامده، داده‌های فروش رفته است برای اصلاح بخش منابع انسانی گفته که اطلاعاتش هنوز بروزرسانی نشده…» مگر در چنین اوضاعی می‌توان تصمیم‌گیری سریع و دقیق انجام داد؟ اگر هم همه بخش‌ها به موقع اطلاعات خود را برسانند، چگونه می‌توان به سرعت همه را در یک جا جمع کرد و از روی آنها نمودارهای مناسب کشید؟ چنین کاری با اکسل تقریبا محال است. اما با جادوبی چندان کار دشواری نیست.

تصمیم گیری سریع با اکسل غیر ممکن است
تصمیم گیری سریع با اکسل غیر ممکن است

جمع‌بندی

اگر چه اکسل امکانات فوق‌العاده و جذابی در اختیار ما قرار می‌دهد، اما باید پذیرفت که نارسایی‌هایی دارد. نارسایی‌های اکسل وقتی کار جدی می‌شود بروز پیدا می‌کنند. در اینجاست که جادوبی به عنوان مکملی مناسب برای اکسل مطرح می‌شود.

برچسب ها :

درج دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*