گزارش‌گیری پیشرفته از سازمان به سبک داشبورد

جادوبی داشبورد گزارش‌گیری پیشرفته از سازمان به سبک داشبورد
داشبورد مدیریتی

داشبورد

گزارش‌گیری پیشرفته از سازمان به سبک داشبورد

داشبورد مدیریتی گزارش‌گیری است که در قالب یک نرم‌افزار کاربردی کار می‌کند. این نرم‌افزار با گزارش دادن درمورد KPIها (شاخص‌های کلیدی عملکرد) و سایر شاخص‌های مورد توجه، زمینه‌ی نظارت بر سلامت یک سازمان یا اداره را فراهم می‌آورد. داشبوردهای مدیریتی، مدت‌های مدیدی در زمینه‌ی هوش تجاری، برای خلاصه کردن اطلاعات در قالب تحلیل‌های قابل فهم استفاده می‌شدند. این نوع داشبورد، در یک نگاه، دید جامعی را نسبت به عملکرد کسب‌وکار فراهم می‌سازد. در این مقاله به:

اهداف داشبوردهای مدیریتی،

انواع داشبوردهای مدیریتی،

و محاسن آن‌ها

اشاره خواهد شد.

داشبورد مدیریتی، یک نرم‌افزار گزارش‌گیر اتوماتیک است که دید جامعی نسبت به وضعیت سازمان فراهم می‌کند

یک داشبورد چه هدفی را دنبال می‌کند؟

داشبورد مدیریتی به سازمان‌­ها کمک می‌­کند تا با رصد دائمی کارها، عملکرد سازمان را در حوزه‌های مختلف به دقت بسنجند. به گفته‌­ی پیتر دراکر (Peter Drucker) «شما نمی‌توانید چیزی را مدیریت کنید در حالی که نمی‌توانید آن را ب­سنجید.»

سازمان­‌ها از داشبوردها برای نمایش وضعیت و تغییرات KPIها استفاده می‌­کنند تا بتوانند امکان استفاده گسترده‌ای­ از داده‌­ها را فراهم آورند. این کار، فرهنگ «بهبود تدریجی» را ترویج می‌­کند. بر طبق این فرهنگ، حتی بهبودهای کوچک در حد ۲% در هر ماه می­‌تواند در دراز مدت تبدیل به میزان پیشرفت قابل توجهی در سازمان بشود.

بسیاری از سازمان­‌ها، گزارش‌­های داشبوردها را در محیط کار و روی تلویزیون­‌ به نمایش می‌­گذارند. این کار سبب می‌شود که افراد روزانه با این سبک از گزارش‌ها مواجه باشند. در صورتی که مدیران و کارکنان عادت کنند اطلاعات و داده‌های کسب‌وکار خود را به صورت روزانه بررسی کنند، نتایج فوق العاده‌ای در انتظار آنها خواهد بود.

ارزش یک داشبورد به چه چیزی است؟

ارزش داشبوردهای مدیریتی در میزان نقش آن‌ها برای رصد پیشرفت‌های تدریجی و در عین حال مستمر است. انواع مختلفی از داشبورد وجود دارد که شما را به روش‌های مختلف در پرداختن به چالش‌های کسب‌وکار و اهدافتان یاری خواهد کرد. وقتی شروع به ارزیابی داشبوردها می‌کنیم، تشخیص نوع هر داشبورد و ارزش تجاری آن، چالشی بزرگ خواهد بود.

پیش از تشخیص اینکه قصد دارید چگونه از یک داشبورد استفاده کنید، بیایید گامی به عقب برداریم و ارزش به‌کار بستن یک داشبورد را بفهمیم. داشبوردها، همانند همتایان خودرویی خود، رابط‌های کاربری هستند که اطلاعات ضروری را در قالب‌‌هایی ساده و فشرده نمایش می‌دهند. اگر می‌خواهید از نقطه‌ی «الف» به نقطه‌ی «ب» بروید، معیارهایی نظیر سرعت و میزان سوخت باید  مورد بازبینی و نظارت قرار بگیرند. اگر اتفاقی مهم برای خودروی شما (یا کارتان) بیافتد، باید از آن اتفاق خبر داشته باشید تا بتوانید واکنشی متناسب با آن نشان دهید.

ارزش داشبوردهای مدیریتی در میزان نقش آنها برای رصد پیشرفت‌های تدریجی و مستمر در سازمان است. همانند داشبوردهای خودرو که مواردی نظیر سرعت و میزان بنزین را نشان می‌دهند، داشبوردهای مدیریتی نیز اطلاعات ضروری را در قالب‌هایی ساده و فشرده به تصویر می‌کشند

داشبوردها، در واقع، یک ابزار تحلیلی هستند که به صاحبان مشاغل این امکان را می‌دهند که کنترل خود را بر عملکرد کاریشان بیشتر کنند. این، نشان‌دهنده‌ی ارزش یک داشبورد است. در حال حاضر، انواع مختلفی از داشبوردها وجود دارد که برای صاحبان مشاغل، انواع تحلیل‌ها را ارائه می‌دهند. بیایید مروری بر داشبوردهای مدیریتی و نحوه‌ی سود رساندنشان به شما داشته باشیم.

انواع داشبورد مدیریتی

پیش از این دسته‌بندی‌هایی از داشبوردهای مدیریتی ارائه شد. برای نمونه در مقاله‌ی «آشنایی با داشبوردها»، داشبوردها بر اساس نوع KPIهایی که مورد استفاده قرار می‌دادند دسته‌بندی شدند. علاوه بر این در مقاله‌ی «ایجاد یک داشبورد در شش قدم» در دسته‌بندی دیگر، به ۵ نوع داشبورد (بر اساس هدف استفاده از داشبورد) اشاره شد. در یک دسته‌بندی دیگر (بر اساس سطوح سازمانی استفاده‌کننده) ۳ نوع داشبورد مدیریتی وجود دارد که در این بخش به آن اشاره می‌شود.

  • داشبوردهای عملیاتی (Operational dashboards) به شما می‌گویند که هم‌اکنون چه اتفاقی در یک بخش خاص از سازمان در حال رخ دادن است.
  • داشبوردهای راهبردی (Strategic dashboards) شاخص‌های کلی عملکرد را رصد می‌کنند.
  • داشبوردهای تحلیلی یا تاکتیکی (Analytical dashboards) اطلاعات مرتبط را برای رصد پیشرفت کار نمایش می‌دهند.

همان‌طور که احتمالاً حدس زده‌اید، هر نوع داشبوردی توسط تیم‌های مختلفی در سطوح مدیریتی متفاوتی از یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. در شکل زیر نموداری را می‌بینیم که سطح مسئولیت هر فرد و زمانی که آن­ فرد برای تحلیل اطلاعات صرف می‌کند، مشخص کرده ‌است. سطح پایین در سازمان سطح عملیاتی ‌است که افراد، در آن سطح مسولیت کمتر و زمان کمتری برای تحلیل اطلاعات دارند. بالاترین سطح، سطح اجرایی است که افراد در آن مجری هستند و مسئولیت بیشتری دارند و بیشتر زمانشان را صرف مسائل تاکتیکی می‌­کنند. بین این دو سطح یک سطح میانی قرار دارد. در این سطح مدیرانی قرار دارند که گاهی اوقات درگیر مسائل تاکتیکی و گاهی اوقات درگیر مسایل عملیاتی هستند. (شکل زیر)

داشبوردهای گزارشگیر عملیاتی، سریع و چابک بوده و با نیازهای تیم‌های سرعتی مثل خدمات فروش و مشتریان، منطبق هستند. داشبوردهای راهبردی برای مدیران اجرایی که در پی بازبینی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIها) در سرتاسر سازمان خود هستند، داشبوردهایی ایده‌آل محسوب می‌شوند. داشبوردهای تحلیلی یا تاکتیکی اغلب توسط تحلیلگران کسب‌وکار به کار گرفته می‌شوند تا اهداف تجاری را در سرتاسر سازمان تعریف کرده و به گوش همه‌ی اعضا برسانند. بیایید بیشتر در مورد این نوع داشبوردها صحبت کنیم.

۱- داشبورد عملیاتی چیست؟

داشبورد عملیاتی ابزاری گزارشگیر است که برای نظارت بر آن دسته از فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود که مدام در حال تغییر هستند. این داشبوردها همچنین برای پیگیری عملکرد فعلی شاخص‌های کلیدی و KPIها استفاده می‌گردد. در مقایسه با دیگر انواع داشبوردها، داده‌ها در این نوع داشبورد به دفعات، گاهاً حتی دقیقه به دقیقه به‌روزرسانی می‌شوند. داشبوردهای عملیاتی طراحی شده‌اند تا در طول روز بارها دیده شوند. آن‌ها اغلب برای نظارت بر پیشرفت صورت گرفته در مسیر دستیابی به هدف بخش خاصی از سازمان به کار می‌روند.

داشبورد عملیاتی
داشبورد عملیاتی

نمونه‌ی داشبورد عملیاتی، داشبورد مرورگر روزانه‌ی وب (Daily Web Overview Dashboard) است. این داشبورد، ساعت به ساعت عملکرد وب‌سایت را نسبت به اهداف از پیش تعیین ‌شده برای تیم بازاریابی دیجیتالی می‌سنجد.

۲- داشبورد راهبردی چیست؟

داشبورد راهبردی، ابزاری گزارشگیر برای بازبینی شاخص‌­های کلی عملکرد است و معمولاً توسط مدیران اجرایی به­ کار گرفته می‌شود. داده‌­های پشت یک داشبورد راهبردی به ­شکلی مستمر به‌­روزرسانی می‌­شوند، اما فواصل زمانی این به‌­روزرسانی­‌ها نسبت به داشبورد عملیاتی بیشتر است. ممکن است داشبوردهای راهبردی روزی یک بار دیده شوند. آن‌ها مدیران اجرایی را برای ماندن در صدر در سرتاسر دوران کسب­‌وکار یاری می‌­دهند.

داشبورد راهبردی
داشبورد راهبردی

نمونه­‌ای از داشبورد راهبردی، داشبورد «Software as a service» است که با به ­تصویر کشیدن ساده‌­ی داده‌ها، KPIها را در سرتاسر سازمان، مورد بازبینی قرار می‌­دهد.

مدیران و تصمیم‌گیرندگان در سطوح مختلف سازمان نیازمند داشبوردهای جداگانه‌ای هستند. این نیازمندی در سطح بالایی توسط جادوبی تأمین شده است

۳- داشبورد تحلیلی (تاکتیکی) چیست؟

داشبورد تحلیلی، ابزاری گزارشگیر است که برای تحلیل حجم زیادی از داده‌­ها به ­کار می‌­رود تا به کاربران اجازه دهد روند کار و وضعیت KPIها را بررسی و پیامدها را پیش‌بینی کنند. داشبوردهای تحلیلی در میان ابزارهای هوش تجاری رایج‌­تر هستند، چرا که معمولاً توسط تحلیلگران داده طراحی شده و توسعه می‌­یابند. داده‌­های پشت یک داشبورد تحلیلی باید صحیح باشند، هرچند ممکن است به­ ندرت به‌­روز شوند. داشبوردهای تحلیلی یا تاکتیکی اغلب ویژگی­‌های پیشرفته­‌ی هوش تجاری (BI) نظیر «Drill down»و پرس­‌وجوی تک­‌کاره را دربرمی‌­گیرند. (Drill down به حرکت از کل به جزء گفته می شود که کاربر می تواند به لایه های عمیق­تر و خاص­تری از داده برسد. پرس‌وجوی تک‌کاره یا Ad-hoc query نقطه‌­ی مقابل پرس‌­وجوهای از پیش تعیین شده است؛ در واقع پرسشی است که به منظور خاص و به ­محض نیاز به اطلاعات، آن را تایپ کرده و نتیجه را مشاهده می­‌کنید.)

داشبورد تحلیلی
داشبورد تحلیلی یا تاکتیکی

می‌­توان از داشبورد حساب‌های درآمد تکراری ماهانه (monthly recurring revenue) به‌ عنوان ­مثالی از داشبورد تحلیلی نام برد. هر چند لازم به ذکر است که این مثال، نسخه­‌ی سبُکی از داشبورد تحلیلی است.

داشبوردهای تحلیلی نیز مانند داشبوردهای عملیاتی، اطلاعات دقیقی را با تحلیل‌­های مستحکم شامل می‌شوند. به علت فضای محدود موجود در یک صفحه­‌ی داشبورد، سازمان‌­هایی که به­ صورت جدی به دنبال داشبوردسازی هستند، طرح­‌هایی را طراحی خواهند کرد که متناسب با نیازهای کاربران آن­‌ها باشد.

برای کمک به برنامه‌­ریزی انواع داشبوردها، در زیر جدولی را با مثال­‌هایی آماده کرده‌­ایم که جزییات ۳ دسته­ اصلی داشبورد را با محتوای مربوط به هر کدام نشان می‌دهد.

دسته‌بندی داشبوردها

واحد کسب‌وکار داشبورد راهبردی داشبورد تاکتیکی داشبورد عملیاتی
واحد تولید کاهش نرخ برگشت محصول از ۳% به ۱% – پیاده‌سازی یک سیستم کنترل کیفیت تا آخر سال

– ایجاد جلسات نظارت بر کیفیت یک­بار در ماه با تامین‌­کنندگان اصلی

– تعداد برگشت­‌ها در هر محصول در ماه

– تعداد برگشت­‌ها، مقدار واقعی بر مقدار مورد نظر

واحد فروش ۱۰% افزایش در سال گذشته – ۲۰% افزایش در فروش محصول X در اروپا در سال پیش

– شروع تولید محصول Y تا اول سپتامبر

– میزان فروش هر بخش در این ماه نسبت به ماه قبل

– میزان فروش هر فروشنده

– شناسایی ۱۰ مشتری برتر

واحد خدمات کاهش شکایت مشتریان به ۲% کمتر از Y%(معیار صنعت) نصب نرم‌­افزار میز کمک (help desk) جدید و آموزش دادن آن به کارمندان تا اول اکتبر – تعداد تماس‌­های پشتیبانی سال تاکنون (YTD) نسبت به سال گذشته

– تعداد شکایات مشتریان در هر هفته و هر ماه

واحد منابع انسانی افزایش ماندن کارمندان تا ۹۰% تا اول سپتامبر امسال – پیاده‌­سازی برنامه­‌ی تقسیم سود تا اول جولای

– استخدام کردن یک استخدام‌کننده تا اول اکتبر برای یافتن کارمندان لایق

– روند نرخ ماندن کارمندان

– میزان متوسط رضایت کارمندان

واحد امور مالی – کاهش میانگین قرض‌های معوقه از ۵۵ روز (سال پیش) به ۴۵ روز استخدام دو فرد اضافی – میزان متوسط قرض‌­های معوقه تا این ماه در امسال

– ۵ مشتری با بیشترین میزان قرض معوقه

محاسن داشبورد مدیریتی در یک نگاه

در پایان این مقاله به صورت خلاصه عناوین محاسن داشبوردهای مدیریتی را بیان می‌کنیم. محاسن داشبوردهای مدیریتی عبارتند از:

– کمک به ترویج فرهنگ پیشرفت مستمر

– شفافیت اطلاعات در سراسر سازمان

– کنترل داشتن بر تصمیمات با در دست داشتن اطلاعات صحیح

– صرفه­‌جویی در وقت و هزینه­‌ی گزارشگیر فعالیت‌ها

– بهبود یافتن تراز مالی و کاری سازمان

در مقالات بعدی به این موضوع می‌پردازیم که چگونه داشبوردهای مناسب کسب‌وکار خود را انتخاب کنیم.

مطالب پیشنهادی

برچسب ها : ,

درج دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*